10.10.2021

Arbeitstage perfekt planen: 6 Tipps für mehr Effektivität

Mails checken am Frühstückstisch, virtuelle Termine mit den Kollegen aus den USA, Teamevents über Zoom mit Weinverkostung am Abend - Digitalisierung, soweit das Auge reicht. Warum soll also gerade jetzt ein analoger Kalender das beste Mittel sein, Ordnung in Ihre Arbeitswelt zu bringen? Mit unseren sechs Tipps für einen strukturierten Kalender zeigen wir Ihnen, wie die analoge Planung Effektivität in Ihren Arbeitsalltag bringt.

Ein Kalender aus braunem Leder der Marke Filofax liegt auch einem Laptop.

1. Effektive Strukturen durch Handschrift im Kalender

Digitalisierung hin oder her: Wie eine US-amerikanische Studie aus dem Jahr 2014 herausgestellt hat, merken wir uns handgeschriebene Notizen besser als getippte. Notizen von Hand werden schon beim Verfassen besser strukturiert und sparen dadurch Zeit bei einer erneuten Durchsicht. Wer den Kopf frei hat, hat außerdem mehr Energie für andere Dinge. Notieren Sie wichtige Gedanken und Termine also sofort im Planer und arbeiten Sie entspannt weiter. Viele Kalender, zum Beispiel zahlreiche Modelle von Filofax, haben eine eingebaute Stiftschlaufe - so haben Sie Ihren Lieblingsstift immer griffbereit.

Ein aufgeklappter Kalender aus Leder der Marke Filofax, auf dem ein blauber Kugelschreiber liegt, ist auf einem Laptop platziert.
Handgeschriebene Notizen bleiben besser im Gedächtnis.

2. Termine kategorisieren mit Colour Coding

Fein säuberlich eingetragene Termine sind zwar schon einmal ein guter Start - noch effektiver ist es aber, die Art des Termins zu kennzeichnen. Dafür kommt das sogenannte Colour Coding ins Spiel. Man teilt seine Termine in Kategorien ein und weist diesen dann eine Farbe zu: Rot zum Beispiel für den Videocall, Blau für ein externes Meeting. Wer keine Lust hat, ständig diverse Stifte mitzuschleppen, kann auf vorgefertigte Sticker zurückgreifen. Zum Beispiel die Organiser Stickers von Filofax lassen sich in den Kalender einlochen und mitnehmen.

Ein brauner Kalender, in dem mit Hilfe der Filofax Organiser Stickers Termine makiert wurden.
Jede Terminkategorie bekommt eine eigene Farbe.

3. Eat the frog – Planen Sie Unbeliebtes zum Tagesstart ein

Eat the frog ist ein einfaches, aber wirkungsvolles Mittel, deutlich effektiver zu arbeiten. Wer kennt es nicht? Besonders unangenehme Aufgaben, hier symbolhaft als Frosch bezeichnet, werden sehr lange vor sich hergeschoben. Stattdessen widmet man sich lieber den spaßigen To-dos, die einem leicht von der Hand gehen, aber gerade absolut keine Prio haben. Dadurch entsteht sehr schnell ein Kreislauf aus Stress und Zeitdruck.

Was Sie tun können? Am besten einen Frosch frühstücken - also die unbeliebtesten To-dos direkt hinter sich bringen. Am Morgen hat man viel mehr Kraft und Konzentration als am Nachmittag. So muss man nicht noch mehr Power für ein ungeliebtes Thema aufbringen. Die Tatsache, dass Sie direkt am Morgen eine wichtige Aufgabe vollendet haben, gibt Ihnen Motivation für den Tag und Sie fühlen sich besser. Außerdem behalten Sie so Ihre Prioritäten im Auge, da die wichtigsten Aufgaben nicht mehr in den Katakomben Ihres Tagesplans verschwinden.

4. Die Eisenhower-Matrix: Effektivität durch richtige Priorisierung

Den Tisch voller Aufgaben, und nun? Eine sinnvolle Priorisierung muss her. Nützlich ist beispielsweise das Eisenhower-Prinzip bei der Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit in eine Matrix eingeordnet werden. Diese zeigt dann an, wie man mit der Aufgabe weiter verfährt. Namensgeber ist kein geringerer als der 34. US-Präsident Dwight D. Eisenhower, der diese Methode auch selbst anwandte.

Eine  Grafik, die die Eisenhower Matrix zur Einordnung der To-dos nach Dringlichkeit und Wichtigkeit, abbildet

Mit Hilfe der Kategorisierung zwischen Wichtigkeit und Dringlichkeit lassen sich schnell Aufgaben priorisieren. Als allererstes startet man mit Aufgaben, die sowohl als dringlich und wichtig eingestuft sind. Dringende Aufgaben, die aber nicht wichtig sind, können an einen Kollegen, dem Sie vertrauen, delegiert werden, so dass man diese auch von der eigenen To-do-Liste streichen kann. To-dos, die weder wichtig noch dringlich sind, können erstmal ignoriert werden und somit von der Agenda verschwinden.

5. Pomodoro Technik – Arbeit in Intervallen für mehr Effektivität

Effektiv arbeiten kann nur derjenige, der sich auch Pausen könnt. Die Pomodoro (italienisch für Tomate) – Technik von Francesco Cirillo splittet den Arbeitstag in Intervalle und ist benannt nach der tomatenförmigen Eieruhr, die der Erfinder zur Kontrolle seiner Arbeitseinheiten nutzte.

Bei dieser Technik teilt man seine To-dos in Arbeitseinheiten à 25 Minuten. In dieser Zeit arbeitet man fokussiert und ohne jegliche Ablenkung, also ohne Mails oder Telefonate, an der Aufgabe. Danach legt man eine Pause von 5 Minuten ein. Gönnen Sie sich eine Tasse Kaffee oder bewegen Sie sich ein wenig.

Nach vier Arbeitseinheiten steht eine längere Pause von 30 Minuten an. Die echten Zeitfresser, hier schnell eine Mail getippt oder ein kurzes Telefonat zwischendurch, stören den Fokus enorm. Daher ist es sinnvoller, sich diese gebündelt als eine Arbeitseinheit vorzunehmen. Die regelmäßigen Pausen wirken sich zudem positiv auf Ihre Konzentration aus.

Auf einem Notizblock der Marke Filofax ist das Prinzip der Pomodoro-Technik geschrieben.
Die Eieruhr in Tomatenform gibt dieser Methode ihren Namen.

Weitere Tipps für ein gelungenes Zeitmanagement erhalten Sie im nachfolgenden Video: 8 Tipps für ein besseres Zeitmanagement. Tipps für mehr Struktur und Konzentration speziell im Homeoffice erhalten Sie in unserem Magazinbeitrag "Mehr Konzentration im Homeoffice".

Video: 8 Tipps für besseres Zeitmanagement

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